Upp till 90% mindre tid på OVK-hantering i er kommun
Automatisk protokollbearbetning och ärendehantering för svenska kommuner. Från manuell hantering i Excel strukturerat arbete med automatiskt protokolltolkning.
Passar OVK-Systemet er kommun?
Denna lösning passar er om:
- Ni hanterar OVK-protokoll manuellt i Excel eller liknande system
- Handläggare lägger betydande tid på att registrera data från protokoll
- Ni tappar översikt över vilka fastigheter som förväntas genomföra OVK
- E-posthantering skapar förseningar och risk för förlorade dokument
- Ni vill säkerställa att ingen OVK-kontroll glöms bort eller förfaller
- Handläggare hanterar begäran om allmänna handlingar manuellt
- Ni vill säkerställa spårbarhet och efterlevnad av Arkivlagen
Idag
Protokoll kommer via e-post och registreras manuellt i Excel och placeras i en arkivmapp med begränsad spårbarhet. Risk för förlorade dokument och bristande uppföljning av fastigheter som ska göra återkommande OVK-besiktningar.
Med OVK-Systemet
Protokoll laddas upp och data extraheras automatiskt via OCR. Bevakningsärenden skapas automatiskt och dokument arkiveras korrekt. Fullständig spårbarhet och översikt över alla OVK-ärenden i kommunen på en plats.
Hur det fungerar
Tre enkla steg från protokoll till färdigt ärende.
Ladda upp protokoll
Handläggare eller fastighetsägare laddar upp protokoll från genomförda ventilationskontroller.
OCR extraherar automatiskt
Systemet läser fastighetsbeteckning, besiktningsdatum, resultat m.m. från protokollet.
Ärenden skapas och spåras
Systemet skapar automatiskt ärenden för spårning och beslut. Handläggare får en central översikt över alla kommande kontroller.
Enkelt användargränssnitt
Från översikt till enskilda ärenden samlat i ett gränssnitt.
Vanliga frågor
? Vad kostar det?
Priset baseras på kommunens storlek och antal ärenden per år.
? Hur säkert är det?
Systemet använder kryptering både vid överföring och lagring. All data lagras på servrar i Sverige och lämnar aldrig landet. Lösningen är byggd med säkerhet i fokus från start.
? Var lagras data?
All data bearbetas och lagras på säkra servrar i Sverige. Vi följer alla GDPR-krav och svensk lagstiftning kring dataskydd. OVK-Systemet hjälper också kommuner att vara kompatibla med Arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter.
? Hur lång tid tar implementering?
De flesta kommuner är igång inom en månad. Vi hjälper er att importera era befintliga protokoll och bevakningsärenden. Grundläggande utbildning ingår.
? Behöver vi utbilda personalen?
OVK-Systemet är byggt för att vara intuitivt. Vi erbjuder en kortare introduktionsutbildning för handläggare, men de flesta kommer igång på egen hand.
? Kan vi integrera med befintliga system?
OVK-Systemet har ett API som kan användas för att koppla ihop med era befintliga verksamhetssystem. Vi diskuterar gärna integrationer på behovsbasis.
Redo att modernisera er OVK-hantering?
Fyll i formuläret så kontaktar vi er inom en arbetsdag för att boka en demonstration av systemet.